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MATRIZ ANÁLISIS PROYECTO

A partir de diferentes comités de implementación del SIU-Guaraní, recopilación de datos en el transcurrir de los años en implementaciones de los Sistemas SIU y reuniones internas del equipo SIU-Guaraní, se elaboró una síntesis de las principales dificultades de este proceso. La misma se divide en seis dimensiones en la relación contexto universitario / sistemas de información: Aspectos Políticos, Planificación y Gestión, Recursos Humanos, Recursos Económicos, Aspectos Funcionales y Aspectos Técnicos.

En el mismo enfoque se plantean alternativas de solución, que podrían ser tomadas en cuenta a fin de disminuir el impacto de las potenciales dificultades.

Potenciales Dificultades Posibles Soluciones
Aspectos Políticos
* No asimilar la Tecnología de la Información (TI) como herramienta para acompañar las estrategia de la Institución.
* Las Autoridades no tienen todos los elementos para dimensionar la envergadura del Proyecto.
* Resistencia al cambio de sistema.
* Concebir la implementación como un problema netamente técnico, dejando en este sector definiciones que son políticas de la Institución.
* Obstrucción de los diferentes actores involucrados (personal administrativo, alumnos, docentes, etc) pueden generar problemas políticos.
* Presentación del Sistema a las Autoridades y Personal de Alumnos lo antes posible.
* Detectar y mostrar a las Autoridades cuáles son los beneficios de contar con el SIU-Guaraní.
* Institucionalizar el Proyecto al máximo nivel (Consejo Universitario, Autoridades, usuarios funcionales).
* Una Autoridad que siga el Proyecto e informe a las otras Autoridades el grado de avance del mismo.
* Visitar a Autoridades de otras Universidades que tengan experiencias exitosas en este Proyecto.
* Contar con la participación y apoyo del Responsable del área Alumnos.
* Promover la participación de distintos Actores de la Universidad. Realizar reuniones con los diferentes usuarios del sistema desde el inicio (con personal administrativo, alumnos y docentes).
* Compartir el objetivo de la implementación y las ventajas del uso del sistema.
Planificación y Gestión
* Subestimar el esfuerzo de implementar el Sistema.
* Cronogramas sin formalizar, con las definiciones de los tiempos para las distintas tareas.
* Falta de una tarea formal de seguimiento del grado de avance de las tareas.
* Inexperiencia en la Administración de Proyectos de esta magnitud.
* El Responsable del Proyecto debe Planificar y seguir la gestión del grado de avance.
* Seguir metodológicamente las tareas definidas para implementar el Sistema.
* Documentar las tareas realizadas y los hitos alcanzados.
* Compartir las experiencias entre Facultades de la misma Universidad y entre Universidades.
* Apoyo del Programa SIU.
Recursos Humanos
* Rotación de Personal que participa en el Proyecto.
* Resistencia al cambio en el personal de la institución.
* Personal de Alumnado tiene poca participación en el Proyecto.
* Ausencia de un equipo en la Institución que se asemeje a un SIU dentro de la Universidad de manera que el Proyecto sea de toda la Institución.
*Falta de capacitación técnica al personal de la institución en relación a las herramientas utilizadas en el proyecto.
* Insuficiente cantidad de personas en los equipos y dedicación de tiempo limitada al Proyecto.
*Tarea de implementación asignada al Equipo técnico como un agregado en sus actividades.
* Garantizar los recursos necesarios hasta la finalización del Proyecto.
* Conformar un equipo de trabajo interdisciplinario (Autoridades, Técnicos, Personal Alumno). Incluir a Personas que trabajan con el Sistema actualmente en uso.
* Determinar el Plan de Capacitación del Equipo Técnico (Quién, Cuándo y Cómo). Replicar lo aprendido.
* Involucrar al área de Alumnos desde el inicio del Proyecto.
* Motivar al Equipo de trabajo.
* Promover la participación en el proyecto de áreas académicas afines (Materia de Base de Datos, Análisis de Sistemas, Gestión de Proyectos, de Estadísticas, etc).
Recursos Económicos
* Infraestructura tecnológica insuficiente
** Hardware obsoleto
** Redes inadecuadas
** Conectividad fallida
*Falta de inversión en asistencia a capacitación y talleres ofrecidos por el SIU.
* Informar sobre los requerimientos mínimos para la infraestructura tecnológica.
* Destacar la necesidad de la capacitación del personal técnico para la implementación del proyecto.
* Garantizar los recursos necesarios hasta la finalización del Proyecto.
Aspectos Funcionales
* El Usuario requiere tiempo para comprender el funcionamiento del Guaraní.
* Dificultades del equipo de trabajo de la Institución para seguir los procesos.
* Problemas con la identificación y ajustes de personalizaciones al sistema.
* Inconvenientes con la calidad de los datos a migrar.
* Falta de documentación sobre los circuitos y procedimientos.
* No se conforma un Comité de Usuarios dentro de la Institución.
* Replantear los procesos administrativos en funcionamiento.
* Incluir en el Equipo a Personas que trabajan con el Sistema actualmente en uso.
* Apoyo del Programa SIU (Documentos funcionales).
* Realizar una presentación del Sistema a las Autoridades y Personal de Alumnos.
* Compartir las experiencias entre Facultades de la misma Universidad y entre Universidades.
* Participación en comités de implementación pautados por el SIU.
Aspectos Técnicos
* Complejidad del Modelo de Datos del SIU-Guaraní.
* Necesidad de realizar Personalizaciones sobre la versión estándar aunada a dificultades técnicas para llevarlas a cabo.
* Técnicos requieren tiempo para comprender como funciona Guaraní.
* Falta de conciencia sobre las tareas y responsabilidades de un DBA.
* Necesidad de capacitación para los técnicos de la institución a través de los diferentes cursos ofrecidos por SIU.
* Dificultad al dimensionar y realizar las tareas de migración de datos.
* Leer la documentación técnica entregada por el SIU.
* Seguir los instructivos definidos por el SIU.
* Apoyo del Programa SIU (Talleres, documentos técnicos, visitas, entre otro).
* Concientizar a las Autoridades sobre la Seguridad de los datos.
* Establecer políticas de información a los técnicos sobre los procesos académicos/administrativos de la institución.

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